ビジネス文書、ホームページのブログ、報告書（レポート）など文書の種類によって書き方も異なる面はありますが、うまい人はどれでもうまいし、下手な人はどれもダメです。つまり、文書の書き方の基本をマスターすることが大切なのです。ここでは、私（梅田）が気をつけていることをお伝えします。
◆文章の書き方（共通編）
１．書く前
(1)３Ｗ（誰に、何を伝え、どう思ってもらうか）を考えてから書く
下手な人の文章は、「思いついたまま」「言いたいこと」を「主観的に」だらだら書く傾向にあります。読み手の立場に立って、上記の３Ｗを考えることが最も大事です。
（例）お詫びの文章
誰に：先方の担当者なのか、その上司が読むことを想定しているのか。
どんな気持ちで読み始めるかを想像してから書く
何を伝え：経緯や原因、お詫びの気持ち、再発防止策など
どう思ってもらうか：起きたことは仕方がないと了承してもらい、
再発しないこと信じてもらい、これから一緒に前向きにやろう
最初の読み手の気持ちと、読み終わった後の気持ちを想像してください。
(2)文章の構成を決める
ピシッと読みやすい文章は、全体の展開がわかりやすくまとまっています。小説の世界で起承転結があるように、どのような構成にするかを書き出してから始めましょう。
２．書き方
(1)リード部分と本文を分ける
相手はこちらほど情報がありません。いきなり本文からスタートするのではなく、冒頭の部分にどのような内容を書くか考えましょう。
ケース１．概要や結論を書く
リード部分だけで概要や結論が伝わるように書き、詳しい内容を本文で説明する
ケース２．目的や趣旨を書く
概要や結論までは書ききれない場合は、リード部分で目的や趣旨を書く
ケース３．興味を引く”つかみ”を書く
読み手に興味を持ってもらい、本文を読んでもらうような”つかみ”を書く
(2)１センテンスは短くする
ダラダラと続く文章は何を言っているのかわからなくなります。文学ではないので簡潔にしましょう。１センテンスは８０文字くらいまでで切るように心がけましょう。
(3)点で区切りすぎない（梅田流）
やたらと点で区切ると読みづらい文章になります。私は、なるべく点を付けないように工夫しています。
（例）長い形容詞を前にすると点が不要になる
肌寒い、いっきに冬が到来したような１０月初旬となりました。
↓
いっきに冬が到来したような肌寒い１０月初旬となりました。
(4)漢字を使いすぎない
一気に⇒いっきに
心掛けましょう⇒心がけましょう
(5)簡潔を心がける
下手な人は、とかく言いたいこと（こちらの思い）を全部伝えようとして文章が長くなります。ビジネス文章は「簡潔を旨とする」ことを心に刻んでください。
(6)図や表を入れる
「百聞は一見にしかず」です。図や表は、内容を整理立ててまとめたものですし、文章のアクセントにもなります。できるだけ入れるように心がけてください（自分自身の整理にもなります）。また、図や表にはキャプションを付けるようにしましょう。
(7)図や表を入れたら説明する
せっかく図や表を入れたのに、何の説明もなく「勝手に見て理解しろ」っていう文章が非常に多いです。図や表を入れたら、必ず文章でその内容を説明してください。
(8)柔らかい文にする
硬い文章は「百害あって一利なし」です。大丈夫かなって思うほど柔らかい文章を書く勇気とスキルを身に付けましょう。
(9)サブタイトルや箇条書き
段落ごとにサブタイトルなどを付けた方が読みやすいです。また、箇条書きなども交えてメリハリある文章にしましょう。
(10)尻切れトンボで終わらない
リードと本文の２段構成で終わってもいいケースもありますが、最後に「まとめ」や「読み手に向けた言葉」を記載するといい感じの終わり方になります。
３．書いた後
(1)必ず推敲する
書いてすぐ提出する人が非常に多いですが、プログラミングを行ったらデバッグするのと同じく、必ず推敲してください。誤字脱字だけでなく、わかりにくい言い回しを手直ししたり、冗長な部分をカットしたりできます。
◆ブログの書き方
上記にプラスしてブログを書く場合のポイントをマスターしましょう。
(1)３Ｗ
（例）プロジェクトマネジメントの連載
誰に：プロジェクト管理に関心のある方々に
何を伝え：プロジェクト管理のコツやノウハウを知ってもらう
どう思ってもらうか：なるほど、役に立った。と思ってもらう
(2)ＳＥＯ
キーワードを意識して書く・・・前回学んだので省略
(3)空白行
わかりやすさを重視して３行程度で空白行を入れて段落をわける。
(4)文字の大きさ
小さな文字は読みづらい。読み手に年寄りも多いので、意識して大きな文字で書く。
最も大切なのは３Ｗです。これまでに自分の書いた文章を振り返って、どのあたりがイケてなかったを感じて見ると上達が早いと思います。